Voor de opslag en export van goederen is een modern warehouse management systeem (WMS) onmisbaar van cruciaal belang om succesvol te zijn in de toeleveringsketen. Het zo effectief mogelijk gebruik maken van inbound en outbound logistieke processen is hierbij van doorslaggevend belang.
Als de inventaris niet goed gerapporteerd wordt tijdens het inbound process dan wordt het eigenlijk onmogelijk om de rest van de procedure op orde te krijgen. Dit sorteert effect op alle aspecten van logistieke diensten en de toeleveringsketen in zijn geheel.
Wanneer het outbound verzend proces niet goed werkt, dan zullen zendingen incompleet zijn of te laat worden verzonden of verzonden worden naar de verkeerde ontvanger.
Vanwege deze redenen is het van belang dat je goed nadenkt over het logistieke proces – van transport tot opslag – en wellicht is het goed om hierin duidelijke keuzes te maken. Het is dus van belang om de basisbeginselen van het inbound- en outboundprocessen goed onder de loep te nemen.
Inbound proces
Verslagglegging en ontvangstbevestiging vormen de kern van het inbound proces. Ontvangstbevestiging is behulpzaam bij het professionaliseren van het proces en zorgt er voor dat ieder stap in het proces wordt afgerond en met nauwkeurigheid wordt gecommuniceerd. Hieronder vallen artikelen, hoeveelheden, meeteenheden en andere benodigde informatie.
Het zijn elementen die gedurende het inbound proces gevolgd moeten kunnen worden waarbij gebruik wordt gemaakt van lotnummers, productie data, vervaldata, serie nummers, P.O. tracking, backorders etcetera.
Pre-receipt notification
De pre-receipt notification, oftewel de kennisgeving voor de ontvangst, is een vernieuwende manier waar tegenwoordig gebruik gemaakt kan worden door toeleveringsbedrijven. Deze service versnelt het proces door vermindering van de hoeveelheid in te voeren informatie. Dit zorgt voor een verbeterde automatisering, real-time ontvangst , put-away functies, vermindering van fouten en kostenvermindering.
Al bij aankomst van de goederen wordt alles geregistreerd en wordt er tegelijkertijd opslag gereserveerd. Alle registratie gebeurt zonder menselijke invoer waardoor er zo min mogelijk fouten worden gemaakt. Wanneer een lading binnenkomt dan weet de coördinator onmiddellijk waar het moet worden opgeslagen of neergezet om doorvervoerd te worden.
Er zit al de juiste barcode op de goederen waarop de specifieke instructies staan. De vervolg controle zorgt er voor dat het proces goed begeleid wordt.
Outbound proces
Bij het outbound proces is er sprake van het invoeren van orders, toevoegingen, veranderingen en gecancelde orders. De eerste stap in dit proces betreft het valideren van de orders, de controle op fouten en herhalingen en het onmiddellijk verwerken van uitzonderingen.
Tegenwoordig komt daarbij dat de klanten ook de mogelijkheid hebben tot het veranderen van de orders vlak voor het moment van vervoer. De aanvulling is essentieel voor de planning van toekomstige leveringen.
Ook dit kan weer uit handen genomen door een goed werkend WMS systeem. Je kunt als bedrijf echter ook gebruik maken van warehousing waarbij je een gedeelte van het logistieke proces uit handen geeft. Als je als bedrijf veel goederen exporteert die overzee moeten, dan zou je het in de haven kunnen opslaan. Dit biedt dan als bijkomend voordeel dat er tevens de mogelijkheid bestaat om de douane rompslomp extern te laten afhandelen.
